ezCOS 0.0.5

Outil de simplification de la gestion des COS.

ezCOS

Outil pour faciliter la gestion des comités de sélection (COS) dans les établissements d'enseignement supérieur. Il permet de télécharger les dossiers des candidats depuis Odyssee, de les décompresser et de remplir automatiquement un fichier Excel avec les informations pertinentes sur les candidats... (voir ci-dessous)

ezCOS s'appuie sur odysseeapi pour interagir avec la plateforme Odyssee.

Installation

Python et pip doivent être installés sur votre machine. Ensuite, installer ezCOS avec la commande suivante :

pip install ezCOS -U

ezCOS est installé dans le répertoire bin de votre environnement Python, et est accessible depuis la ligne de commande avec la commande ezCOS. Assurez-vous que le répertoire bin de votre environnement Python est dans votre variable d'environnement PATH pour pouvoir utiliser la commande ezCOS depuis n'importe quel répertoire.

Créer un répertoire de travail pour le comité de sélection, puis y copier le fichier config.ini, les modèles de fichiers Excel et Word depuis le répertoire templates dans un répertoire templates. Copier également le contenu du répertoire carbonedans un répertoire du même nom.

Modifier le fichier config.ini paramétrer Odyssee et modifier des chemins.

La génération de documents s'appuie sur la librairie Carbone. Il faut installer node.js et npm, puis installer Carbone avec la commande npm install carbone.

odysseeapi s'appuie sur playwright. Il faut installer les navigateurs supportés par Playwright avec la commande suivante (uniquement la première fois) :

playwright install

Etapes

1. Télécharger les dossiers des candidats depuis Odyssee :

   ezCOS -auth -downloadApplications
   

   L'option -auth permet de s'authentifier auprès d'Odyssee pour accéder aux dossiers des candidats. L'option -downloadApplications lance le processus de téléchargement des dossiers. Les archives zip des dossiers sont téléchargés dans le répertoire dossiers_candidats.

2. Décompresser les dossiers des candidats :

   ezCOS -unzipApplications
   

   L'option -unzipApplications lance le processus de décompression des archives zip téléchargées. Les dossiers décompressés se trouvent dans le répertoire dossiers_candidats.

3. Remplir automatiquement un fichier Excel avec les informations sur les candidats :

   ezCOS -auth -populateXLSX
   

   L'option -populateXLSX lance le processus de remplissage du fichier Excel avec les informations extraites des dossiers des candidats. Le fichier templates/comite.xlsx est utilisé comme modèle pour créer le fichier comitePopulated.xlsx qui contient les informations des candidats et des membres du comité.

   A cette étape, il faut renommer le fichier comitePopulated.xlsx en utilisant celui défini dans la section [FILES] du fichier config.ini (ex: comite.xlsx).

   Dans la feuille "Candidats" du fichier Excel, affecter les rapporteurs à chaque candidat en utilisant les listes déroulantes dans la colonne "Rapporteur1" et "Rapporteur2". Les membres du comité sont listés dans l'onglet "MembresComite" du fichier Excel.

   Dans l'onglet "MembresComite", compléter la section et le statut de chaque membre du comité (Interne / Externe).

4. Générer les avis d'impartialité pour les membres du comité :

   ezCOS -impartialite
   

   L'option -impartialite lance le processus de génération des déclarations d'impartialité pour les membres du comité, à partir du modèle templates/Impartialite.xlsx. Les décalrations sont sauvegardées dans le répertoire impartialite.

5. Génération des modèles de rapports pré-complétés pour les rapporteurs :

   ezCOS -r1
   

   L'option -r1 lance le processus de génération des modèles de rapports pré-complétés pour les rapporteurs, avec les infos des candidats et à partir du modèle templates/NOMCANDIDATprenom-NOMRAPPORTEUR.docx. Les rapports sont générés au format DOCX et sauvegardés dans le répertoire rapportsMembresReunion1.

6. Affectation des rapporteurs sur Odyssee :

   ezCOS -auth -assignOdyssee
   ```
   L'option `-assignOdyssee` lance le processus d'affectation des rapporteurs sur Odyssee, en utilisant les informations du fichier Excel. Les rapporteurs sont affectés aux candidats sur Odyssee en fonction des choix faits dans les colonnes "Rapporteur1" et "Rapporteur2" du fichier Excel.
   
   Vérifier le résultat de l'affectation des rapporteurs sur Odyssee.
   
   

7. Génération du PV de répartition des rapporteurs :

   ezCOS -pvRepart
   

   L'option -pvRepart lance le processus de génération du PV de répartition des rapporteurs, à partir du modèle templates/PVrepartition.docx. Le PV est sauvegardé sous le nom PVrepartitionRapporteurs.docx.

8. Génération des attestations de participation en visio pour les membres du comité :

   ezCOS -attestationsVisio
   

   L'option -attestationsVisio lance le processus de génération des attestations de participation en visio pour les membres du comité, à partir du modèle templates/Attestation_visioconference_membre.docx. Les attestations sont générées au format DOCX et sauvegardées dans le répertoire attestationsVisio.

9. Téléchargement des rapports des rapporteurs depuis Odyssee :

   ezCOS -auth -reports
   

   L'option -reports lance le processus de téléchargement des rapports des rapporteurs depuis Odyssee. Les rapports sont téléchargés au format PDF et sauvegardés dans le répertoire rapportsOdyssee.

10. Extraction des avis des rapports des rapporteurs et mise à jour du fichier Excel :

    ezCOS -reports2xlsx
    

    L'option -reports2xlsx lance le processus d'extraction des avis des rapports des rapporteurs et de mise à jour du fichier Excel. Les avis sont extraits des rapports PDF téléchargés à l'étape précédente, puis reportés dans les colonnes "AvisRapp1" et "AvisRapp2" du fichier Excel. Par précaution, le script crée une copie du fichier Excel avant de le modifier, avec le suffixe "-2". Les avis sont ensuite à copier dans le fichier Excel original.

11. Avis par candidat et vote suite à la première réunion du comité de sélection :

    ezCOS -auth -avisPremiereReunion
    

    L'option -avisPremiereReunion utilise la colonne "AvisAudition" du fichier Excel pour générer un avis global. Les lignes de cette colonne doivent être remplies avec des codes (ex: "A", "B", "C", "D") séparés par des virgules, et définis dans la feuille AvisDetailles du fichier Excel. Les candidats auditionnés doivent avoir au moinns un avis "A" dans cette colonne.

    Les résultats du vote sont dans les colonnes correspondantes du fichier Excel.

    Vérifier le résultat de la mise à jour des avis et des votes sur Odyssee.

12. Génération des convocations pour les candidats auditionnés :

    ezCOS -convocCandidats
    

    L'option -convocCandidats lance le processus de génération des convocations pour les candidats auditionnés, à partir du modèle templates/Convocation_candidats.docx. Les convocations sont générées au format DOCX et sauvegardées dans le répertoire convocationsAuditions.

13. Conversion au format PDF des convocations pour les candidats auditionnés :

    ezCOS -convocCandidatsPDF
    

    L'option -convocCandidatsPDF lance le processus de conversion au format PDF des convocations pour les candidats auditionnés, à partir des fichiers DOCX générés à l'étape précédente. Les convocations au format PDF sont sauvegardées dans le répertoire convocationsAuditions.

14. Envoi des convocations aux candidats auditionnés par email :

    ezCOS -envoimailauditionnes
    

    L'option -envoimailauditionnes lance le processus d'envoi des convocations aux candidats auditionnés par email, en utilisant les adresses email extraites des dossiers des candidats. Les convocations au format PDF sont envoyées en pièce jointe.

    Le template templates/mailCandidatsAuditionnes.txt est utilisé pour le corps du mail.

    Les mails ne sont pas envoyés directement, mais préparés dans le client de messagerie Thunderbird. Vérifier les mails préparés dans Thunderbird avant de les envoyer.

    Vérifier que vous avez bien configuré convocations-candidats dans le fichier de config.ini (mettre le chemin absolu), ainsi que le chemin vers thunderbird (thunderbird-bin).