ezCOS

Outil pour faciliter la gestion des comités de sélection (COS) dans les établissements d'enseignement supérieur. Il permet de télécharger les dossiers des candidats depuis Odyssée, de les décompresser et de remplir automatiquement un fichier Excel avec les informations pertinentes sur les candidats... (voir ci-dessous)

ezCOS s'appuie sur OdysseeAPI pour interagir avec la plateforme Odyssée.

Installation

Python et pip doivent être installés sur votre machine. Ensuite, installer ezCOS avec la commande suivante :

pip install ezCOS -U

ezCOS est installé dans le répertoire bin de votre environnement Python, et est accessible depuis la ligne de commande avec la commande ezCOS. Assurez-vous que le répertoire correspondant de votre environnement Python est dans votre variable d'environnement PATH pour pouvoir utiliser la commande ezCOS depuis n'importe quel répertoire.

Si vous ne trouvez pas où est installé ezCOS, vous pouvez exécuter :

pip show ezCOS

A partir du chemin indiqué dans la section "Location", vous pouvez remonter l'arborescence jusqu'à trouver le répertoire bin dans un sous-répertoire.

Créer un répertoire de travail pour le comité de sélection, puis créer le fichier config.ini avec les informations ci-dessous, copier les modèles de fichiers Excel et Word depuis le répertoire templates dans un répertoire templates. Copier également le contenu du répertoire carbonedans un répertoire du même nom.

[ODYSSEE]
numposte = 123456
login = xxx@yyyy
password = xxxxx

[FILES]
xlsx-candidats = monCOS.xlsx
convocations-candidats = chemin absolu vers le répertoire convocationsCandidats

[SOFTWARE]
soffice = /Applications/LibreOffice.app/Contents/MacOS/soffice
thunderbird-bin = /Applications/Thunderbird.app/Contents/MacOS/thunderbird

La génération de documents s'appuie sur la librairie Carbone. Il faut installer node.js et npm, puis installer Carbone avec la commande npm install carbone. Si cette librairie n'est pas installée, les autres commandes (téléchargement dossiers...) restent fonctionnelles.

OdysseeAPI s'appuie sur playwright. Il faut installer les navigateurs supportés par Playwright avec la commande suivante (à faire une seule fois après l'installation de ezCOS) :

playwright install

Si vous rencontrez des problèmes d'authentification avec Odyssée, vous pouvez utiliser un token d'authentification à la place du login et du mot de passe. Pour cela, utilisez l'option -usetoken lors de l'exécution de la commande ezCOS -auth, et ajoutez le token dans le fichier config.ini sous la section [ODYSSEE] avec la clé token. Pour obtenir le token, connectez-vous à Odyssée en utilisant Chrome, puis ouvrez la console de développement (F12), allez dans l'onglet "Network", puis copiez la valeur "Authorization" de n'importe quelle requête. Ce token est renouvellé régulièrement, donc il faudra le mettre à jour dans le fichier config.ini si vous utilisez cette méthode d'authentification.

Etapes

A tout moment, vous pouvez exécuter la commande ezCOS -h pour afficher l'aide et les différentes options disponibles. L'option -updateCache permet de forcer la mise à jour du cache des données d'Odyssée, ce qui peut être utile si les données ont changé depuis la dernière exécution.

1. Télécharger les dossiers des candidats depuis Odyssee :

   ezCOS -auth -downloadApplications
   

   L'option -auth permet de s'authentifier auprès d'Odyssee pour accéder aux dossiers des candidats. L'option -downloadApplications télécharge les archives zip des dossiers dans le répertoire dossiers_candidats.

2. Décompresser les dossiers des candidats :

   ezCOS -unzipApplications
   

   L'option -unzipApplications décompresse les archives zip téléchargées dans le répertoire dossiers_candidats.

3. Remplir automatiquement un fichier Excel avec les informations sur les candidats :

   ezCOS -auth -populateXLSX
   

   L'option -populateXLSX complète le fichier Excel avec les informations d'Odyssée ainsi que des informations extraites des dossiers des candidats (fichiers qui commencent par Edition_Dossier). Le fichier templates/comite.xlsx est utilisé comme modèle pour créer le fichier comitePopulated.xlsx qui contient les informations des candidats et des membres du comité.

   A cette étape, il faut renommer le fichier comitePopulated.xlsx en utilisant celui défini dans la section [FILES] du fichier config.ini (ex: comite.xlsx).

   Dans la feuille "Candidats" du fichier Excel, affecter les rapporteurs à chaque candidat en utilisant les listes déroulantes dans la colonne "Rapporteur1" et "Rapporteur2". Les membres du comité sont listés dans la feuille "MembresComite" du fichier Excel.

   Dans la feuille "MembresComite", compléter la section et le statut de chaque membre du comité (Interne / Externe).

4. Générer les avis d'impartialité pour les membres du comité :

   ezCOS -impartialite
   

   L'option -impartialite génère les déclarations d'impartialité pour les membres du comité, à partir du modèle templates/Impartialite.xlsx. Les déclarations sont sauvegardées dans le répertoire impartialite.

5. Génération des modèles de rapports pré-complétés pour les rapporteurs :

   ezCOS -r1
   

   L'option -r1 génère les modèles de rapports pré-complétés pour les rapporteurs avec les infos des candidats, à partir du modèle templates/NOMCANDIDATprenom-NOMRAPPORTEUR.docx. Les rapports sont générés au format DOCX et sauvegardés dans le répertoire rapportsMembresReunion1.

6. Affectation des rapporteurs sur Odyssee :

   ezCOS -auth -assignOdyssee
   

   L'option -assignOdyssee affecte les rapporteurs sur Odyssée, en utilisant les informations du fichier Excel. Les rapporteurs sont affectés aux candidats sur Odyssée en fonction des choix faits dans les colonnes "Rapporteur1" et "Rapporteur2" du fichier Excel.

   Vérifier le résultat de l'affectation des rapporteurs sur Odyssée.

7. Génération du PV de répartition des rapporteurs :

   ezCOS -pvRepart
   

   L'option -pvRepart génère le PV de répartition des rapporteurs, à partir du modèle templates/PVrepartition.docx. Le PV est sauvegardé sous le nom PVrepartitionRapporteurs.docx.

8. Génération des attestations de participation en visio pour les membres du comité :

   ezCOS -attestationsVisio
   

   L'option -attestationsVisio génère les attestations de participation en visio pour les membres du comité, à partir du modèle templates/Attestation_visioconference_membre.docx. Les attestations sont générées au format DOCX et sauvegardées dans le répertoire attestationsVisio.

9. Téléchargement des rapports des rapporteurs depuis Odyssée :

   ezCOS -auth -reports
   

   L'option -reports télécharge les rapports des rapporteurs depuis Odyssée. Les rapports sont téléchargés au format PDF et sauvegardés dans le répertoire rapportsOdyssee.

10. Extraction des avis des rapports des rapporteurs et mise à jour du fichier Excel :

    ezCOS -reports2xlsx
    

    L'option -reports2xlsx extrait les avis des rapports des rapporteurs et met à jour le fichier Excel. Les avis sont extraits des rapports PDF téléchargés à l'étape précédente, puis reportés dans les colonnes "AvisRapp1" et "AvisRapp2" du fichier Excel. Par précaution, le script crée une copie du fichier Excel avant de le modifier, avec le suffixe "-2". Les avis sont ensuite à copier dans le fichier Excel original. Cette option reste expérimentale et peut produire des erreurs d'extraction.

11. Avis par candidat et vote suite à la première réunion du comité de sélection :

    ezCOS -auth -avisPremiereReunion
    

    L'option -avisPremiereReunion utilise la colonne "AvisAudition" du fichier Excel pour générer un avis global. Les lignes de cette colonne doivent être remplies avec des codes (ex: "A", "B", "C", "D") séparés par des virgules, et définis dans la feuille AvisDetailles du fichier Excel. Les candidats auditionnés doivent avoir au moins un avis "A" dans cette colonne.

    Les résultats du vote sont dans les colonnes correspondantes du fichier Excel.

    Vérifier le résultat de la mise à jour des avis et des votes sur Odyssée.

12. Génération des convocations pour les candidats auditionnés :

    ezCOS -convocCandidats
    

    L'option -convocCandidats génère les convocations pour les candidats auditionnés, à partir du modèle templates/Convocation_candidats.docx. Les convocations sont générées au format DOCX et sauvegardées dans le répertoire convocationsAuditions.

13. Conversion au format PDF des convocations pour les candidats auditionnés :

    ezCOS -convocCandidatsPDF
    

    L'option -convocCandidatsPDF convertit au format PDF les convocations pour les candidats auditionnés, à partir des fichiers DOCX générés à l'étape précédente. Les convocations au format PDF sont sauvegardées dans le répertoire convocationsAuditions.

14. Envoi des convocations aux candidats auditionnés par email :

    ezCOS -envoimailauditionnes
    

    L'option -envoimailauditionnes prépare les convocations aux candidats auditionnés par email, en utilisant les adresses email extraites des dossiers des candidats. Les convocations au format PDF ajoutées en pièce jointe.

    Le template templates/mailCandidatsAuditionnes.txt est utilisé pour le corps du mail.

    Les mails ne sont pas envoyés directement, mais préparés dans le client de messagerie Thunderbird. Vérifier les mails préparés dans Thunderbird avant de les envoyer.

    Vérifier que vous avez bien configuré convocations-candidats dans le fichier de config.ini (mettre le chemin absolu), ainsi que le chemin vers thunderbird (thunderbird-bin).